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E' una soluzione completa per la gestione del ciclo di vita del documento:

  • Consente la gestione elettronica e l'archiviazione di tutti i documenti aziendali;
  • Fornita in modalità di servizio dall’ Internet Data Center di OLIVETTI;
  • Gestione acquisizione massiva;
  • Permette di gestire tutto il ciclo di vita del documento (Workflow, integrazione con sistemi preesistenti, multicanalità, …), fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge con presa in carico della responsabilità del processo. Scopri le caratteristiche.

 

OLITOUCH

È un sistema completo per la dematerializzazione dei documenti, scalabile a seconda delle modalità d’uso dell’utilizzatore, ed integrato nell’HUB Documentale Olivetti (HDO).
Olitouch è l’armadio digitale per i documenti dell’azienda, che consente di semplificare e velocizzare le attività senza cambiare le abitudini degli utilizzatori.
I documenti saranno sempre immediatamente rintracciabili e gestibili senza faticose e lunghe ricerche nell’archivio.

Il posto naturale di Olitouch è vicino al multifunzione (o allo scanner) dell’ufficio. Poiché una tastiera potrebbe creare intralcio, ne è stata eliminata la necessità, rendendo tutte le funzioni disponibili attraverso l’interfaccia touch-screen, ovvero semplicemente toccando lo schermo con un dito.


Olitouch prende in consegna le immagini dei documenti che il multifunzione ha acquisito e grazie all’interfaccia touch-screen, permette di gestire con la massima semplicità il documento finale (per esempio inserendolo nel suo specifico faldone, come si fa normalmente nell’armadio fisico).
L’indicizzazione dei documenti è veloce e supportata dalla funzionalità di riconoscimento e autoriempimento dei campi, ove possibile.
L’armadio digitale Olitouch è accessibile da tutte le postazioni dell’ufficio collegate in rete locale. Da questo momento il documento è rintracciabile e gestibile da tutte le persone autorizzate, direttamente dalle loro postazioni di lavoro (senza doversi alzare per andarlo a cercare nell’armadio, consultarlo e poi riporlo dopo l’uso…). 
Ma Olitouch è qualcosa di più che un armadio dove custodire i documenti; infatti, una volta archiviati, essi “vivono” inserendosi nei processi aziendali.

Servizi GED 
ovvero possibilità di prendere in gestione archivi cartacei presso nostre strutture a norma, con invio e/o consultazione dei documenti su richiesta del cliente.

 


LE CARATTERISTICHE HDO
L'Hub Documentale abilita un modello operativo in grado di gestire tutte le attività del ciclo di vita di un documento in maniera integrata, accompagnando l’azienda verso la piena automazione dei processi. Grandi imprese, Pubblica Amministrazione, PMI, Associazioni di categoria, organizzazioni di qualsiasi settore e dimensione trovano nell’Hub Documentale un’innovativa modalità di gestione delle informazioni strutturate e una grande opportunità di ottimizzazione delle procedure aziendali e interaziendali. Il sistema, unico per completezza e modalità di proposizione al mercato, è caratterizzato da:


INNOVAZIONE: consente di utilizzare e beneficiare di tutte le innovazioni previste dalle normative in materia di smaterializzazione, fattura elettronica, conservazione sostitutiva ed uso del documento informatico in azienda.


INTEGRAZIONE: impiega tutte le tecnologie più evolute e costantemente aggiornate per la gestione elettronica dei documenti, in abbinamento a servizi human based (scansione, classificazione, ecc.), fornendo al cliente una gestione end-to-end dei processi; garantisce massima integrazione con l’infrastruttura aziendale e minima invasività nelle attività operative. 

EFFICIENZA: viene proposto con un modello di costo a consumo; assicura massima coerenza con la normativa e relative evoluzioni; garantisce livelli di servizio elevati e costanti. 

IL VALORE AGGIUNTO L’adozione dell’Hub Documentale consente alle aziende di accedere in modo semplice ed economico ad una soluzione dedicata alle loro esigenze, calibrata sulle loro reali necessità, facilmente scalabile e capace di incrementarne in modo significativo la produttività attraverso il recupero di efficienza operativa. I benefici che se ne possono trarre derivano dalla combinazione di elementi ad alto valore aggiunto:

 

  • possibilità di gestire il processo documentale in tutte le sue componenti: stampa, distribuzione, acquisizione, archiviazione, consultazione e conservazione sostitutiva
  • componenti di servizio erogate in modalità SaaS e Pay per Use
  • infrastruttura tecnologica allo stato dell’arte
  • facilità di abilitazione e accesso da qualsiasi postazione
  • manutenzione "0"
  • prestazioni sempre elevate
  • aggiornamento continuo, sia normativo che tecnologico
  • piattaforma dedicata di accounting, monitoraggio e controllo
  • eccellenza nell’erogazione garantita dalla rete dei Concessionari Olivetti, veri e propri Competence Center specializzati nel documentale, caratterizzati da capillare presenza geografica, esperienza di mercato e capacità di delivery ed assistenza uniche

 

La conservazione sostitutiva.. cosa dice la legge:

La conservazione Sostitutiva è un processo tecnologico disciplinato per legge (D.M. 23/01/2004) che permette di conservare i documenti in formato digitale, eliminando ogni necessità di ricorso all’originale cartaceo.
La normativa consente la conservazione sostitutiva di qualsiasi tipo di documento, a meno di casi espressamente previsti. Si possono sostituire con documenti digitali i seguenti documenti cartacei:
Documenti amministrativi e contabili: 
Fatture, Libro giornale, Libro inventari,Registri IVA, Ordini, Contrattualistica, Libri sociali, Bilanci,Relazione dei Sindaci e dei Revisori, Relazione sulla gestione, DDT,corrispondenza, telegrammi
Documenti relativi alla gestione del personale: 
Libro Unico del Lavoro, Cedolini paga, Cedolini riepilogo, Fogli presenza,Contratti, CUD, modello 770, modello 730

Documenti Commerciali e corrispondenza: 
ordini, offerte, richieste di acquisto,benestare ad emissione fattura, corrispondenza, ecc.

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